這個頁面做什麼
管理報價單與請款單上的匯款資訊。可以設定多個帳戶,依交易類型分為國內與境外,各自指定一個預設帳戶,建立文件時依交易類型帶入。公司名稱、統編與地址請到「設定 › 公司資料」;郵件中的匯費說明請到「設定 › 郵件設定」。
公司擁有者與管理員可以新增與編輯;其他成員可以查看。如需變更,請聯絡公司管理員。
每個帳戶列出帳戶名稱、「國內」或「境外」,以及「預設」「已停用」等標示,下方是銀行、銀行代碼、分行、帳號與 SWIFT 代碼。還沒有帳戶時顯示「目前沒有收款帳戶」,可直接按「新增第一個帳戶」;新公司的總覽入門清單也會在填好地址後提示「新增收款帳戶」。
新增與編輯帳戶
按「新增帳戶」,或帳戶旁的「編輯」,在開啟的視窗中填寫:
帳戶名稱:必填,例如「活期儲蓄存款」「外匯綜合存款」。只用來在好辦裡辨識,客戶看不到。
交易類型:「國內」或「境外」。編輯報價單或請款單時,「收款帳戶」只列出與文件交易類型相同的帳戶。
銀行資料:「銀行名稱」「帳號」「戶名」必填;「銀行代碼」「分行」選填。
境外匯款資料:「SWIFT 代碼」為 8 或 11 碼英數字,會自動轉成大寫;交易類型為「境外」的帳戶必填;「銀行英文名稱」與「英文戶名」用在英文文件;部分國外銀行電匯時還需要「銀行地址」。
按「儲存帳戶」完成,畫面顯示「收款帳戶已儲存。」。儲存失敗時保留輸入,可以修正後重試;尚未儲存就關閉視窗或離開頁面,會先提醒確認。
銀行英文名稱與英文戶名未填寫時,使用對應的中文資料;空白欄位內的灰字顯示目前會採用的名稱,並隨中文資料更新,不會當成英文資料儲存。
預設帳戶(國內與境外)
國內與境外各有一個預設帳戶,在列表以「預設」標示。
新增報價單或請款單時,國內文件帶入國內的預設帳戶,境外文件帶入境外的預設帳戶;可以在文件的「交易設定」改選同交易類型的其他帳戶。
某個交易類型還沒有預設帳戶時,儲存的第一個未停用帳戶會自動成為預設。
要更換預設,編輯想使用的帳戶並勾選「設為此交易類型的預設帳戶」,原本的預設帳戶會自動取消。直接取消勾選目前的預設帳戶,不會移除預設。
已停用的帳戶不能設為預設。停用預設帳戶後,這個交易類型暫時沒有標示「預設」的帳戶,新文件改用列表中第一個未停用的同交易類型帳戶;建議另外指定一個預設帳戶。
文件的「收款帳戶」選「使用預設帳戶」時,發布當下才決定使用哪個帳戶;已選定帳戶的草稿會沿用原本的帳戶,不會因為變更預設而更換。
沒有任何同交易類型帳戶時,文件不會附上匯款資訊,編輯文件時「收款帳戶」欄位會提示到「設定 › 收款帳戶」新增。
客戶會看到什麼
發布時選用的帳戶會列在文件的「匯款資訊」,報價單與請款單的 PDF 和分享頁都會顯示。未填寫的欄位不顯示。
中文文件:銀行名稱、銀行代碼、分行、帳號與戶名。
英文文件(境外文件預設使用英文):英文戶名、銀行英文名稱、SWIFT 代碼、帳號與銀行地址;沒有填英文名稱或英文戶名時,改用中文資料。
請款單另外會:
在分享頁顯示「付款資訊」:尚未收齊時列出應付金額、轉帳備註(請款單號)與匯款帳戶,金額、單號、帳號、銀行代碼或 SWIFT 代碼都可以一鍵複製。
在寄出的請款單郵件附上匯款資訊。
沒有附上收款帳戶時,分享頁改列公司的聯絡信箱與電話,請客戶聯絡你確認付款方式。
修改或停用已使用的帳戶
文件發布時會保存當下的匯款資訊。之後修改或停用帳戶,已發布文件的 PDF、分享頁與郵件仍顯示發布時的資料。
修改後的帳戶資料,會用在之後發布的文件,包括已選用這個帳戶的草稿,以及修訂後重新發布的版本。
不再使用的帳戶,請編輯並勾選「停用此帳戶(已發布的文件不受影響)」。停用的帳戶標示「已停用」,編輯文件時不再列出;取消勾選即可重新啟用。
停用帳戶,或把預設帳戶改成另一種交易類型時,儲存前會確認並說明影響:該交易類型之後改用哪個帳戶,或沒有可用帳戶時文件不會顯示匯款資訊。變更交易類型時,「設為此交易類型的預設帳戶」會依新的交易類型重新判斷,不會沿用原本的勾選。已選用這個帳戶的草稿:停用後要改選帳戶才能發布;只改交易類型時草稿仍會帶出這個帳戶,發布前請確認。已發布的報價選用的帳戶停用後,轉為請款草稿時會改用目前的預設帳戶,可在草稿中再改選。
請款單沒有可用的收款帳戶時,內頁的「發布文件」旁會提示客戶看不到匯款資訊。
仍選用已停用帳戶的草稿(例如修訂草稿,或週期請款產生的草稿),要先改選其他帳戶才能儲存或發布;文件檢視的「收款帳戶」也會標示「(已停用)」。
目前限制
不能刪除收款帳戶;不再使用時請停用。
每家公司最多 20 個收款帳戶,已停用的帳戶也計算在內。
每份文件只附上一個收款帳戶。
帳戶不設定幣別;幣別在每份文件的「交易設定」選擇。
同一區設定在你開啟頁面後已被其他管理員儲存過時,儲存會被拒絕並提示「這些設定剛被其他人更新」,不會蓋掉對方的修改;請重新整理頁面,確認最新內容後再修改。
新增境外帳戶,或把帳戶改成境外時,必須填寫 SWIFT 代碼;系統不會檢查英文資料(銀行英文名稱、英文戶名),儲存前請自行確認。
已發布的文件不能直接更換收款帳戶;需要時請修訂後重新發布。已有收款或電子發票的請款單不能修訂。